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個人情報保護方針について

個人情報保護方針について

オムロン健康保険組合(以下「当組合」)では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組みを進めてまいります。

健康保険組合は、健康保険法が定める目的「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその被扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする。」に沿って事業を行っています。また、健康保険法では、「保険者は、健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者及びその被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うように努めなければならない。」とも規定されています。

このように当組合は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)の病気やケガの治療費をみるだけでなく、お産や死亡した時の費用も補助し、病気やケガ、出産のため一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査など必要な事業も行っております。

加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供していくためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役職員及び関係者に徹底していきます。また、当組合では、以下に掲げた事項を常に念頭に置き、加入者などの個人情報保護に万全を尽くしていくことに努めてまいります。

オムロン健康保険組合個人情報保護ポリシー

  1. 当組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。
  3. 当組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
    • 法令の定めに基づく場合
    • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
    • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 当組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  7. 当組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

個人情報の利用目的

オムロン健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

  1. 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
    • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
    • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
    • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
    • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
    • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
    • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
    • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
    • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
    • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
    • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者に委託しています。
    • 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
    • 直営保養所利用者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、性別、住所データを保養施設管理業者に渡し、施設利用申し込みに利用します。
    • 当組合機関紙を被保険者に配布するため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを業者に渡し、各家庭に送付します。
    • 常備薬の配布について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを家庭用常備薬斡旋業者に渡し、常備薬配布に利用します。
  2. 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
    • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
    • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
    • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児書を送付します。
    • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
    • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
    • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
  3. レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、健康保険業務システム業者にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
    • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
    • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
    • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
    • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者に、広報誌等で指導を行います。
    • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
    • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
    • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
    • レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
    • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
    • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
    • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  4. 健康診断については、健診受託業者に業務委託して実施します。
    • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
    • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
    • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
  5. その他保健事業の実施について
    • 健康講演会の参加者名簿を参加者に配布します。
  6. 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
    • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
    • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
    • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
    • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。
  7. 特定個人情報について

特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。

特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。

なお、上記1,2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるときは、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

(1)各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
(2)規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。 また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。 なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

事前の同意なく第三者に個人情報が提供される場合

次のような場合には、個人情報保護法に基づき被保険者の同意なく情報を提供することがあります。

1.法令に基づく場合
医療機関の請求書(レセプト)を審査機関に送付する場合など。
2.生命、財産保護にかかわる場合
救急、災害時など。
3.公衆衛生、児童の健全育成にかかわる場合
医学研究や調査に必要であるときなど。

以下の事項については、あらかじめお知らせすることにより、加入者のみなさまから、黙示の同意を得たものとして取扱います。

1.給付金等の支払い
法定給付や当組合が独自に行う付加給付等を行う際は、事業主経由で支払います。
給付金の内、高額療養費及び一部負担還元金等は、本人の申請に基づかず、自動計算による委任払いとします。
2.医療費の通知
医療費のお知らせは、従来どおり、世帯分をまとめて被保険者にお知らせします。
3.受診内容の照会
被扶養者の受診内容等の照会は、従来どおり、被保険者単位で行います。

第三者提供に該当しない場合

次の場合は、第三者提供に該当しないとされています。

1.当健保が業務遂行のために必要な範囲において委託する場合
・保険料の徴収に関わる業務
・レセプト(医療機関請求書)点検に関わる業務
・医療費/健診分析に関わる業務
・家族健診に関わる業務
・特定保健指導に関わる業務
2.当健保が事業主と保健事業を共同実施する場合
・定期検診時のがん検診
・各種健診(検診)、保健指導、健康相談など
・コラボヘルスの各事業による利用

個人情報の共同利用について

当健保が実施している共同事業は次の通りです。個人情報保護法第23条第4項第3号に基づき公表します。

1. 高額医療給付に関する交付金交付事業
(1)共同事業の相手先 健康保険組合連合会(以下「健保連」という。)
(2)個人データ利用の趣旨 健康保険法附則第2条に基づく事業で、当健保に高額な医療費が発生した際その費用の一部が健保連から交付されるもので、その交付申請のため。
(3)個人データ項目 レセプトの写しおよび患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額など
(4)個人情報取扱者の範囲 当健保 : 高額医療交付金交付事業担当者、事務長、常務理事
健保連 : 高額医療グループ職員
業務委託先 : 公益財団法人 日本生産性本部・情報システム事業部および協力会社
(5)取扱者の利用目的 当健保 : 交付金交付事業の申請を行うことによって、医療費の一部の交付を受けるため
健保連 : 交付申請の審査・決定ならびに医療費の高額化傾向を訴えていく材料など
(6)データ管理責任者 当健保 : 常務理事
健保連 : 高額医療グループマネージャー
2. 保健事業の推進
(1)共同事業の相手先 当健保に加入する事業所(以下「事業所」という。)
(2)個人データ利用の趣旨 被保険者の健康の維持・増進のためのがん検診、各種健診(検診)、保健指導、健康相談、コラボヘルスの各事業による利用など
(3)個人データ項目 被保険者の健康保険証記号・番号、氏名、性別、生年月日、年齢、および定期健診同時がん検診データ、各種健診(検診)データ、レセプトデータ、コラボヘルス取組データなど
(4)個人情報取扱者の範囲 当健保 : 保健事業担当者
事業所 : 健康管理担当者、医療職
(5)取扱者の利用目的 被保険者の健康状態の把握および健診後事後措置を効果的に行うため。当該保健事業を効果的に行うため
(6)データ管理責任者 当健保 : 常務理事
事業所 : 健康管理部門 マネージャー

窓口:オムロン健康保険組合 Tel:075-344-7190
受付時間:9:00〜17:30(土曜、日曜、祝祭日、他オムロン株式会社の就業カレンダーに準ずる)

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